BANDA ACEH – Pengelolaan arsip yang maksimal dan tertata rapi akan menjamin akuntabilitas pemerintahan, sehingga dapat berjalan baik dan terarah.
Hal tersebut disampaikan oleh Sekretaris Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Aceh Zulkifli, saat membacakan sambutan Kepala DPKA, pada acara pemusnahan arsip Dinas Penanaammaan Modal dan Pelayanan Terpadu Satu Pintu (DPMPTSP) Aceh, Kamis (8/5/2025).
“Saya mengimbau saudara sekalian untuk memaksimalkan pengelolaan arsip di unit kerja masing-masing instansi. Dengan adanya perhatian dari para pengambil kebijakan, kegiatan pengelolaan kearsipan dapat tertangani secara maksimal, sehingga kita dapat menjamin akuntalibilitas pemerintahan berjalan dengan baik dan terarah,” ujar Zulkifli.
Dalam sambutannya, Zulkifli juga mengimbau para fungsional arsiparis untuk senantiasa meningkatkan kompetensi dan profesionalismenya, agar dapat menghadapi tantangan tugas dalam melaksanakan kegiatan kearsipan dalam era informasi dan digitalisasi.
“Dengan terpenuhinya sumber daya kearsipan yang sesuai dengan kebutuhan dan standar tersebut, maka tertib Arsip Pemerintah Aceh bisa segera terwujud,” kata Zulkifli.
Zulkifli mengungkapkan, jika kegiatan pemusnahan arsip tidak dilakukan akan nerimbas ganda. Selain kepala instansi akan terkena sanksi karena tidak menyelenggarakan pengelolaan arsip dengan baik juga akan terjadi banyak kerugian, serta mengeluarkan biaya untuk pengadaan sarana/peralatan pengelolaan arsip, biaya untuk pemeliharaan yang lebih banyak, menyediakan SDM, ruang penyimpanan yang lebih luas.
“Semua ini merupakan pemborosan dan pekerjaan sia-sia karena digunakan untuk mengelola arsip yang sebenarnya sudah tidak berguna. Selain itu, juga menghambat dalam penemuan kembali arsip/layanan kearsipan karena sehebat apapun sistem penyimpanan, banyak sedikitnya arsip yang disimpan akan mempengaruhi tingkat kecepatan dalam penemuan kembali arsip,” ungkap Zulkifli.
Untuk diketahui bersama, arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media yang dibuat dan diterima oleh lembaga Pemerintah, non Pemerintah serta perorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan bernegara.
Sedangkan penyusutan arsip adalah kegiatan untuk mengurangi arsip melalui pemindahan arsip inaktif dari unit pengolah ke unit kearsipan, pemusnahan arsip yang tidak memiliki nilai guna dan penyerahan arsip statis ke lembaga kearsipan.
“Pemusnahan arsip ini merupakan salah satu kegiatan untuk mengurangi atau menghancurkan dokumen/arsip melalui prosedur tertentu, sehingga bentuk fisik dan informasinya tidak dapat dikenali lagi dan bertujuan untuk mengurangi jumlah volume arsip yang sudah tidak memiliki nilai guna,” ungkap Zulkifli.
Selain itu, sambung Zulkifli, pemusnahan arsip juga untuk efisiensi untuk memudahkan pencarian arsip yang dibutuhkan serta memberikan tempat bagi arsip yang baru. Pemusnahan Arsip juga dilakukan untuk menghindari terjadinya penumpukan di depo arsip. Sesuai amanah pasal 52 ayat (1) Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan.
Di sisi lain, pelanggaran terhadap larangan tersebut akan dikenakan sanksi sebagaimana diatur lebih lanjut dalam Undang-Undang sebagaimana dimaksud di atas pasal 86, bahwa “Setiap orang yang dengan sengaja memusnahkan arsip di luar prosedur yang benar dipidana dengan pidana penjara paling lama 10 (sepuluh) tahun atau denda paling banyak Rp. 500.000.000,- (lima ratus juta rupiah)”.
Hal ini menggambarkan pentingnya kewaspadaan, karena jika terjadi kesalahan dalam melakukan pemusnahan suatu arsip, maka akan berakibat fatal, yakni termusnahkannya alat bukti yang seharusnya tidak boleh dimusnahkan dan tidak ada penggantinya, Namun demikian, hal tersebut tidak dapat dijadikan alasan bagi setiap instansi merasa ketakutan untuk melakukan kewajiban pemusnahan arsip.
“Terkait dengan tingkat kesulitan dan resiko dari kegiatan pemusnahan arsip ini, maka yang terpenting adalah pemusnahan arsip harus dilakukan dengan prinsip kehati-hatian sesuai kewenangannya dan prosedur yang telah ditetapkan,” kata Zulkifli.
Karena itu, sambung Zulkifli, dalam pemusnahan arsip perlu memperhatikan beberapa kriteria yang harus dipenuhi sebuah arsip agar dapat dimusnahkan, yaitu, Tidak memiliki nilai guna, baik primer maupun sekunder, Telah habis retensinya dan harus dimusnahkan berdasarkan Jadwal Retensi Arsip (JRA), Tidak ada peraturan perundang-undangan yang melarang pemusnahan dan Tidak berkaitan dengan penyelesaian proses suatu perkara.
Berdasarkan Naskah berita acara pemusnahan, Arsip yang dimusnahkan pada hari ini merupakan arsip dari kurun waktu 2009 hingga 2013, dengan jumlah 187 berkas yang terdiri dari 18 box.
Kegiatan tersebut turut dihadiri oleh Kepala DPMPTSP Muhammad Iswanto, serta sejumlah pejabat terkait lainnya. []
