Tugas dan Fungsi

Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Aceh mempunyai tugas melaksanakan urusan pemerintahan dan pembangunan di bidang perpustakaan dan kearsipan. Untuk melaksanakan tugas sebagaimana dimaksud,

Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Aceh mempunyai fungsi:

  • pelaksanaan urusan ketatausahaan dinas;
  • pelaksanaan penyusunan kebijakan bidang perpustakaan di provinsi Aceh;
  • pelaksanaan pembinaan dan pengembangan Perpustakaan
  • pelaksanaan pelayanan prima perpustakaan;
  • pelaksanaan pengembangan sistem informasi dan kerja sama perpustakaan;
  • pelaksanaan pengembangan koleksi perpustakaan;
  • pelaksanaan pelestarian khasanah budaya daerah;
  • pelaksanaan pembudayaan kegemaran membaca;
  • pelaksanaan penyusunan kebijakan bidang perpustakaan di provinsi Aceh;
  • pelaksanaan pembinaan kearsipan terhadap SKPA di lingkungan Pemerintah Aceh, Lembaga Kearsipan Kabupaten/Kota, Badan Usaha Milik Aceh/Perusahaan Daerah Aceh, perusahaan swasta tingkat provinsi, organisasi politik lokal, organisasi kemasyarakatan tingkat provinsi dan lembaga pendidikan tingkat provinsi serta masyarakat;
  • pelaksanaan pengelolaan arsip Dinamis yang meliputi arsip aktif dan inaktif;
  • pengelolaan arsip statis yang meliputi akuisisi, pengolahan, penyimpanan dan preservasi serta akses arsip statis;
  • menyelenggarakan pengawasan kearsipan eksternal terhadap Lembaga Kearsipan Kabupaten/Kota dan pengawasan kearsipan internal terhadap SKPA, Badan Usaha Milik Aceh/Perusahaan Daerah Aceh, perusahaan swasta tingkat provinsi, organisasi politik lokal, organisasi kemasyarakatan tingkat provinsi dan lembaga pendidikan tingkat provinsi;
  • penyelenggaraan penyelamatan dan perlindungan arsip pasca bencana, arsip terjaga, arsip vital dan arsip pemilihan Gubernur;
  • penyelenggaraan kearsipan Aceh yang mengacu kepada penyelenggaraan kearsipan nasional untuk mendukung terwujudnya Pemerintahan Aceh yang baik dan bersih, bermartabat dan berwibawa;
  • pembinaan UPTD; dan pelaksanaan koordinasi dengan instansi dan/atau lembaga terkait lainnya di bidang perpustakaan dan kearsipan.

 

Kepala Dinas

Kepala Dinas mempunyai tugas mempimpin dan melaksanakan umum pemerintahan dan pembangunan di bidang perpustakaan dan kearsipan sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan.

Untuk melaksanakan tugas sebagaimana dimaksud Kepala Dinas mempunyai fungsi:

  • pelaksanaan penyusunan kebijakan regional Aceh di bidang perpustakaan dan kearsipan;
  • pelaksanaan penyusunan kebijakan teknis di bidang perpustakaan dan kearsipan di lingkungan Pemerintahan Aceh;
  • pelaksanaan kewenangan penyelenggaraan perpustakaan Aceh dengan mengacu kepada Standar Nasional Perpustakaan;
  • pelaksanaan kewenangan penyelenggaraan kearsipan Aceh dengan mengacu kepada penyelenggaraan kearsipan nasional yang meliputi penyusunan kebijakan, pembinaan kearsipan dan pengelolaan arsip yang didukung oleh sumber daya manusia, prasarana dan sarana, organisasi kearsipan serta pendanaan;
  • pelaksanaan pengawasan kearsipan yang merupakan tugas perbantuan kepada Gubernur selaku wakil Pemerintah Pusat;
  • pelaksanaan pembinaan penyelenggaraan kearsipan Aceh pada Organisasi Perangkat Aceh, lembaga kearsipan Kabupaten/Kota, perusahaan swasta, organisasi kemasyarakatan/organisasi politik, lembaga pendidikan, dan masyarakat; dan
  • pelaksanaan tugas kedinasan lainnya yang diberikan Gubernur sesuai bidang tugasnya.

 

Sekretariat

Sekretariat adalah unsur pembantu Kepala Dinas di bidang pelayanan administrasi, hukum, umum, kepagawaian, tata laksana, keuangan, penyusunan program, data, informasi, kehumasan, pemantauan dan pelaporan serta pengelolaan arsip aktif. Sekretariat mempunyai tugas melakukan pengelolaan urusan administrasi, umum, perlengkapan, peralatan, kerumahtanggaan, perpustakaan, pengelolaan arsip aktif, keuangan, kepagawaian, ketatalaksanaan, hukum, perundang-undangan, pelayanan administrasi di lingkungan Dinas Perpustakaan dan Kearsipan

Aceh. Untuk menyelenggarakan tugas sebagaimana dimaksud dalam, Sekretariat mempunyai fungsi:

  • penyusunan program kerja, data, informasi, pemantauan, evaluasi dan pelaporan pelaksanaan kegiatan perpustakaan dan kearsipan serta hubungan masyarakat dan protokoler;
  • pengelolaan administrasi keuangan, rumah tangga, barang inventaris, asset, perlengkapan, peralatan dan pemeliharaan;
  • pelaksanaan penyusunan rumusan kebijakan bidang hukum dan perundang-undangan, pembinaan kepegawaian, organisasi, ketatalaksanaan, dan urusan ketatausahaan; dan
  • Pelaksanaan tugas-tugas kedinasan lainnya yang diberikan oleh Kepala Dinas sesuai dengan tugas dan fungsinya.

 

(1) Subbagian Program, Informasi dan Hubungan Masyarakat

mempunyai tugas melakukan urusan:

  • menyusun rencana strategis, program kerja tahunan, laporan akuntabilitas kinerja, rencana kinerja, penyusunan rencana anggaran yang bersumber dari APBA, APBN dan sumber dana lainnya;
  • memantau, mengevaluasi dan melaporkan pelaksanaan kegiatan perpustakaan dan kearsipan;
  • mengelola website, Sistem Informasi Perpustakaan, Sistem Informasi Kearsipan Aceh (SIKA) yang meliputi Sistem Informasi Kearsipan Dinamis (SIKD) dan Sistem Informasi Kearsipan Statis (SIKS), serta Jaringan Informasi Kearsipan Aceh (JIKA);
  • mengelola perangkat teknologi informasi dan komunikasi perpustakaan dan kearsipan;
  • menghimpun dan mengunggah data informasi perpustakaan dan kearsipan ke dalam Sistem Informasi Perpustakaan dan SIKA; dan
  • melaksanakan penyediaan akses hubungan masyarakat dan protokoler.

(2) Subbagian Keuangan dan Pengelolaan Aset mempunyai tugas melaksanakan urusan:

  • mengelola administrasi keuangan yang meliputi perbendaharaan, verifikasi, pembukuan, pelaporan, realisasi fisik dan keuangan;
  • mengelola barang inventaris, asset, perlengkapan, peralatan dan pemeliharaan; dan
  • melaksanakan pemeliharaan, penilaian, penghapusan asset Dinas Perpustakaan dan Kearsipan.

(3) Subbagian Hukum, Kepegawaian dan Umum mempunyai tugas melaksanakan urusan:

  • melaksanakan penyusunan rumusan kebijakan bidang hukum dan perundang-undangan;
  • melaksanakan pembinaan kepegawaian, organisasi dan ketatalaksanaan;
  • melaksanakan urusan ketatausahaan, rumah tangga, perlengkapan dan peralatan perpustakaan dan kearsipan;
  • melaksanakan pengelolaan arsip aktif.

 

Bidang Pembinaan, Pengembangan dan Pengawasan

Bidang Pembinaan, Pengembangan dan Pengawasan merupakan unsur pelaksana teknis di bidang pembinaan dan pengembangan tenaga perpustakaan, pembinaan dan pengawasan kearsipan, serta pembinaan kelembagaan perpustakaan dan kearsipan. Bidang Pembinaan, Pengembangan dan Pengawasan mempunyai tugas melakukan pembinaan dan pengembangan tenaga perpustakaan, pembinaan dan pengawasan kearsipan serta pembinaan kelembagaan perpustakaan dan kearsipan.

Untuk menjalankan tugas sebagaimana di maksud, Bidang Pembinaan, Pengembangan dan Pengawasan mempunyai fungsi:

  • pelaksanaan penyusunan rumusan kebijakan teknis pembinaan dan pengembangan tenaga perpustakaan;
  • pelaksanaan penyusunan rumusan kebijakan teknis pembinaan dan pengawasan kearsipan;
  • pelaksanaan penyusunan kebijakan teknis pembinaan kelembagaan perpustakaan dan kearsipan kabupaten/kota;
  • pelaksanaan penyusunan program kerja tahunan pembinaan dan pengembangan tenaga perpustakaan;
  • pelaksanaan penyusunan program kerja tahunan pembinaan dan pengawasan kearsipan;
  • pelaksanaan penyusunan program kerja tahunan pembinaan kelembagaan perpustakaan dan kearsipan kabupaten/kota;
  • pelaksanaan pembinaan dan pengembangan tenaga perpustakaan terhadap tenaga perpustakaan SKPA di lingkungan Pemerintah Aceh, perpustakaan sekolah/madrasah yang berskala provinsi dan jenis perpustakaan lainnya yang berskala provinsi;
  • pelaksanaan kebijakan teknis pembinaan dan pengawasan kearsipan;
  • pelaksanaan pembinaan kearsipan terhadap sumber daya manusia kearsipan, SKPA di lingkungan Pemerintahan Aceh, partai politik lokal, organisasi kemasyarakatan berskala provinsi, Badan Usaha Milik Aceh/perusahaan daerah Aceh, perusahaan swasta berskala provinsi, lembaga pendidikan berskala provinsi, dan masyarakat;
  • pelaksanaan pengawasan kearsipan terhadap SKPA di lingkungan Pemerintahan Aceh, lembaga kearsipan kabupaten/kota, partai politik lokal, organisasi kemasyarakatan berskala provinsi, Badan Usaha Milik Aceh/perusahaan daerah Aceh, perusahaan swasta berskala provinsi dan lembaga pendidikan berskala provinsi.
  • pelaksanaan tugas-tugas kedinasan lainnya yang diberikan oleh Kepala Dinas sesuai dengan tugas dan fungsinya.

 

(1) Seksi Pembinaan dan Pengembangan Tenaga Perpustakaan mempunyai tugas melaksanakan pembinaan dan pengembangan tenaga perpustakaan.

(2) Seksi Pembinaan dan Pengawasan Kearsipan mempunyai tugas melaksanakan pembinaan dan pengawasan kearsipan.

(3) Seksi Pembinaan Kelembagaan Perpustakaan dan Kearsipan mempunyai tugas melaksanakan pembinaan kelembagaan perpustakaan dan kearsipan.

 

Bidang Deposit, Pengolahan dan Pelestarian Bahan Perpustakaan

Bidang Deposit, Pengolahan dan Pelestarian Bahan Perpustakaan adalah unsur pelaksana teknis di bidang deposit, pengolahan dan pengembangan bahan perpustakaan. Bidang Deposit, Pengolahan dan Pelestarian Bahan Perpustakaan mempunyai tugas melaksanakan penerimaan, pengumpulan pengelolaan, pengolahan dan pelestarian bahan perpustakaan.

Untuk menjalankan tugas sebagaimana dimaksud, Bidang Deposit, Pengolahan dan Pelestarian Bahan Perpustakaan mempunyai fungsi:

  • pelaksanaan penerimaan, pengumpulan, pengelolaan hasil serah simpan karya cetak dan karya rekam;
  • pelaksanaan penyusunan bibliografi daerah dan catalog induk daerah serta literature daerah;
  • pelaksanaan pemantauan, evaluasi dan tindak lanjut kegiatan serah simpan karya cetak dan karya rekam
  • pelaksanaan penerimaan, pengolahan dan verifikasi bahan perpustakaan;
  • pelaksanaan penyusunan deskripsi bibliografi, klasifikasi, penentuan tajuk subjek dan penyelesaian fisik bahan perpustakaan;
  • pelaksanaan dan pengendalian terhadap verifikasi, validasi, pemasukan data ke system informasi perpustakaan;
  • pelaksanaan penyusunan literature sekunder;
  • pelaksanaan, penyelenggaraan dan pengkoordinasian terhadap survey kondisi bahan perpustakaan;
  • pelaksanaan dan pengelolaan fumigasi bahan perpustakaan 2 (dua) kali dalam setahun;
  • pelaksanaan dan pengendalian terhadap kontrol kondisi ruang penyimpanan secara rutin dan berkesinambungan;
  • pelaksanaan dan pengelolaan terhadap pembersihan debu dan noda, pemutihan, deassidifikasi, mending, filling, penjilidan bahan perpustakaan;
  • pelaksanaan alih media bahan perpustakaan melalui perekaman, penduplikasian; dan
  • pelaksanaan tugas-tugas kedinasan lainnya yang diberikan oleh Kepala Dinas sesuai dengan tugas dan fungsinya.

 

(1) Seksi Deposit mempunyai tugas melaksanakan:

  • penerimaan, pengumpulan, pengelolaan hasil serah simpan karya cetak dan karya rekam;
  • penyusunan bibliografi daerah dan catalog induk daerah serta literature daerah; dan
  • pelaksanaan pemantauan, evaluasi dan tindak lanjut kegiatan serah simpan karya cetak dan karya rekam.

(2) Seksi Pengolahan dan Pengembangan Bahan Perpustakaan mempunyai tugas melaksanakan:

  • penerimaan, pengolahan dan verifikasi bahan perpustakaan;
  • penyusunan deskripsi bibliografi, klasifikasi, penentuan tajuk subjek dan penyelesaian fisik bahan perpustakaan;
  • verifikasi, validasi, pemasukan data ke sistem informasi perpustakaan; dan
  • penyusunan literatur sekunder.

(3) Seksi Pelestarian bahan Perpustakaan mempunyai tugas melaksanakan:

  • survey kondisi bahan perpustakaan
  • fumigasi bahan perpustakaan 2 (dua) kali dalam setahun;
  • kontrol kondisi ruang penyimpanan secara rutin dan berkesinambungan;
  • pembersihan debu dan noda, pemutihan, deassidifikasi, mending, filling, penjilidan bahan perpustakaan; dan
  • alih media bahan perpustakaan melalui perekaman, penduplikasian.

 

Bidang Layanan Perpustakaan

Bidang Layanan Perpustakaan merupakan unsur pelaksana teknis di bidang layanan perpustakaan, minat dan budaya baca serta otomasi perpustakaan. Bidang Layanan Perpustakaan mempunyai tugas melaksanakan layanan perpustakaan, minat dan budaya baca serta otomasi perpustakaan.

Untuk melaksanakan tugas sebagaimana dimaksud, Bidang Layanan Perpustakaan mempunyai fungsi:

  • pelaksanaan penyusunan rumusan kebijakan teknis layanan perpustakaan
  • pelaksanaan penyusunan kebijakan bidang perpustakaan di provinsi Aceh;
  • pelaksanaan pembinaan dan pengembangan Perpustakaan
  • pelaksanaan pelayanan prima perpustakaan;
  • pelaksanaan pengembangan sistem informasi dan kerja sama perpustakaan;
  • pelaksanaan pengembangan koleksi perpustakaan;
  • pelaksanaan pelestarian khasanah budaya daerah;’
  • pelaksanaan pembudayaan kegemaran membaca; dan
  • pelaksanaan tugas-tugas kedinasan lainnya yang diberikan oleh Kepala Dinas sesuai dengan tugas dan fungsinya.

 

(1) Seksi Layanan Perpustakaan mempunyai tugas

  • melaksanakan penyiapan bahan perumusan kebijakan teknis layanan perpustakaan;
  • melaksanakan standar layanan minimal kepada pemustaka;
  • melaksanakan penyediaan akses dan layanan informasi perpustakaan;
  • menghimpun dan mengunggah data informasi perpustakaan ke dalam sistem informasi perpustakaan;
  • melaksanakan adiministrasi layanan perpustakaan;
  • melaksanakan layanan sirkulasi, layanan informasi, layanan referensi dan layanan perpustakaan keliling;
  • melaksanakan stock opname dan penyiangan bahan perpustakaan;
  • melaksanakan publikasi dan promosi layanan;
  • melaksanakan pembudayaan kegemaran membaca;
  • melaksanakan pengelolaan saran dan pengaduan dari pemustaka;
  • melaksanakan pemantauan dan evaluasi

(2) Seksi Minat dan Budaya Baca mempunyai tugas :

  • melakukan pengkajian minat baca masyarakat;
  • melaksanakan pembudayaan kegemaran membaca
  • mengoordinasikan pembudayaan kegemaran membaca;
  • melaksanakan evaluasi pelaksanaan pembudayaan kegemaran membaca.

(3) Seksi Otomasi Perpustakaan mempunyai tugas:

  • melaksanakan penyiapan bahan perumusan kebijakan teknis otomasi perpustakaan;
  • melaksanakan pengelolaan dan pengembangan jaringan otomasi perpustakaan;
  • melaksanakan evaluasi secara berkala terhadap penyelenggaraan otomasi perpustakaan.

 

Bidang Pengelolaan Arsip

Bidang Pengelolaan Arsip merupakan unsur pelaksana teknis di bidang pengelolaan arsip inaktif, akuisisi dan pengeolahan arsip statis, serta penyimpanan dan preservasi arsip statis. Bidang Pengelolaan Arsip mempunyai tugas melaksanakan penyiapan bahan perumusan kebijakan teknis pengelolaan arsip inaktif, akuisisi dan pengolahan arsip statis serta penyimpanan dan preservasi arsip statis.

Untuk melaksanakan tugas sebagaimana dimaksud, Bidang Pengelolaan Arsip mempunyai fungsi melaksanakan:

  • penyiapan bahan perumusan kebijakan teknis pengelolaan arsip inaktif pengelolaan arsip statis;
  • pelaksanaan pengelolaan arsip inaktif
  • pelaksanaan alih media dan reproduksi arsip dinamis;
  • pelaksanaan akuisisi dan pengolahan arsip statis;
  • pelaksanaan penyusunan Jadwal Retensi Arsip (JRA);
  • pelaksanaan penyimpanan dan preservasi arsip;
  • pelaksanaan akses dan penyediaan informasi arsip dinamis dan statis; dan
  • pelaksanaan tugas-tugas kedinasan lainnya yang diberikan oleh Kepala Dinas sesuai dengan tugas dan fungsinya.

 

(1) Seksi Pengelolaan Arsip Inaktif mempunyai tugas melaksanakan:

  • penyusunan pengadaan prasarana dan sarana pengelolaan arsip inaktif;
  • pembinaan kepada unit pengolah di lingkungannya dalam menyampaikan daftar arsip aktif kepada unit kearsipan paling lama 6 (enam) bulan setelah pelaksanaan kegiatan;
  • penyiapan pemindahan arsip inaktif dari unit pengolah ke records center;
  • pemeliharaan arsip inaktif melalui kegiatan penataan dan penyimpanan arsip inaktif di records center ;
  • pengaturan fisik arsip, pengolahan informasi arsip, penyusunan daftar arsip inaktif;
  • penyusunan jadwal retensi arsip;
  • pengolahan, dan penyajian arsip inaktif menjadi informasi untuk kepentingan penggunaan internal dan kepentingan publik;
  • pemusnahan arsip yang telah habis retensinya, tidak memiliki nilai guna dan berketerangan musnah di lingkungannya;
  • penyerahan arsip statis yang telah berketerangan permanen kepada Lembaga Kearsipan Aceh; dan
  • pemberian dukungan teknis penyusutan arsip pada perangkat daerah di lingkungan Pemerintahan Aceh, Badan Usaha Milik Aceh/Perusahaan Daerah Aceh, perusahaan berskala provinsi, perusahaan swasta berskala provinsi, lembaga pendidikan berskala provinsi, partai politik lokal dan organisasi kemasyarakat berskala provinsi.

(2) Seksi Akuisisi dan Pengolahan Arsip Statis mempunyai tugas melaksanakan:

  • monitoring, penilaian dan verifikasi terhadap fisik arsip dan daftar arsip;
  • persiapan penetapan status arsip statis;
  • persiapan penyerahan arsip statis dari unit kearsipan pada pencipta arsip di lingkungan provinsi Aceh;
  • penerimaan fisik arsip dan daftar arsip;
  • penataan informasi arsip statis;
  • penataan fisik arsip statis;
  • penyusunan sarana bantu penemuan kembali arsip arsip statis dalam bentuk guide arsip statis, daftar arsip statis, dan inventaris arsip statis;
  • pembuatan Daftar Pencarian Arsip (DPA);
  • pemberian penghargaan dan imbalan kepada masyarakat yang memberitahukan keberadaan dan/atau menyerahkan arsip statis yang masuk dalam DPA;

(3) Seksi Penyimpanan dan Preservasi Arsip Statis mempunyai tugas melaksanakan:

  • penyimpanan, pemeliharaan, dan pelindungan arsip statis;
  • perawatan dan perbaikan arsip statis serta penyelamatan arsip statis akibat bencana;
  • alih media dan reproduksi arsip statis; dan
  • pengujian autentisitas arsip statis;

 

Bidang Pemanfaatan dan Layanan Arsip

Bidang Pemanfaatan dan Layanan Arsip merupakan unsur pelaksana teknis di bidang pemanfaatan arsip statis dan layanan arsip inaktif dan statis. Bidang Pemanfaatan dan Layanan Arsip mempunyai tugas melakukan layanan arsip inaktif dan arsip statis, penelusuran arsip serta penyediaan akses sistem informasi kearsipan.

Untuk melaksanakan tugas sebagaimana dimaksud, Bidang Pemanfaatan dan Layanan Arsip mempunyai fungsi:

  • pelaksanaan penyusunan bahan perumusan kebijakan teknis layanan dan pemanfaatan arsip;
  • pelaksanaan layanan arsip inaktif dan arsip statis;
  • pelaksanaan penyediaan Sistem Informasi kearsipan Aceh (SIKA) yang meliputi SIKD dan SIKS
  • pelaksanaan pengelolaan data informasi kearsipan kedalam SIKA
  • pelaksanaan penyediaan akses dan layanan informasi kearsipan melalui Jaringan Informasi Kearsipan Aceh (JIKA) sebagai simpul JIKN;
  • pelaksanaan evaluasi penyelenggaraaan SIKA dan JIKA serta menyampaikan hasilnya kepada pusat jaringan nasional;
  • pelaksanaan tugas-tugas kedinasan lainnya yang diberikan oleh Kepala Dinas sesuai dengan tugas dan fungsinya.

 

(1) Seksi Layanan dan Pemanfaatan Arsip Statis mempunyai tugas melaksanakan:

  • layanan arsip dinamis dan arsip statis;
  • penyediaan akses dan layanan informasi kearsipan melalui JIKA;
  • publikasi dan pameran arsip statis;
  • pengelolaan pengaduan masyarakat.

(2) Seksi Penelusuran Arsip mempunyai tugas melaksanakan:

  • penelusuran arsip statis;
  • penyusunan dan penerbitan naskah sumber;
  • peliputan kejadian/peristiwa yang bernilai sejarah dan wawancara tokoh sejarah;

(3) Seksi Sistem Informasi Kearsipan mempunyai tugas melaksanakan:

  • menghimpun dan mengunggah data informasi kearsipan ke dalam system informasi kearsipan;
  • mengelola perangkat Teknologi Informasi dan Komunikasi bidang kearsipan;
  • evaluasi secara berkala terhadap penyelenggaraan SIKA (SIKD dan SIKS) dan JIKA sebagai simpul jaringan JIKN serta menyampaikan hasilnya kepada pusat jaringan nasional.

 

 

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *

*

Cara Pintar Tanpa Bayar, Ayo ke Perpustakaan